Apesar de vermos um grande número de equipamentos presentes em prédios comerciais, residenciais e em portarias de grandes empresas, ainda não se percebe um atendimento 100% adequado pelos funcionários, no que tange às informações referentes ao visitante/visitado, bem como orientações sobre o acesso em locais restritos, além do despreparo para se lidar com diferentes tipos de pessoas, afinal, é o desejo de todo cidadão receber um bom atendimento.
A seguir, duas dicas de grande importância para minimizar problemas comumente percebidos durante o atendimento de pessoas em portarias e recepções: investir em Sistemas de Controle de Acesso e preparar os funcionários responsáveis pelo atendimento.
Dica 1: Investimento em um Sistema de Controle de Acesso
Gradativamente, o controle de acesso vem sendo bastante utilizado pela necessidade de se padronizar o atendimento, uma vez que esta ferramenta recolhe as informações do visitante e do visitado, como por exemplo: nome, endereço, RG, foto, quando (dia e horário), onde (em que setor) e quem o receberá. Assim, minimiza-se o fluxo de pessoas em setores indevidos, otimiza tempo e aumenta o nível de segurança em ambientes diversos, tais como: centrais de informática, salas de projeto, diretoria, almoxarifado, tesouraria, salas-cofre, portarias, estacionamentos, etc. Esse controle é realizado por meio de hardware leitoras, placas controladoras, dispositivos eletromecânicos (catracas e cancelas), software e tecnologia para identificação de pessoas e veículos.
Dica 2: O Preparo dos Funcionários
Um funcionário, visitante ou terceirizado jamais deve ter acesso a uma empresa sem ser identificado. A função dos funcionários da portaria é coletar as informações necessárias para cadastro no sistema para que o acesso do visitante ou funcionário seja permitido ou bloqueado. É de suma importância obter as informações de cadastro e do local a ser visitado para que o administrador obtenha dados relevantes referentes ao acesso para uma possível tomada de decisão, por exemplo em relação a outros investimentos em vigilância, equipamentos, sinalização e também para redução de despesas com funcionários, consumo de energia, etc.
Por isso, é de extrema importância o treinamento e a preparação das pessoas que estão na linha de frente para o bom atendimento, bem como para a coleta de informações importantes para um controle de acesso eficaz, afinal, a segurança é compromisso de todos, especialmente daqueles que são responsáveis pela primeira impressão da empresa.
